DashCoreHubUn KPI (indicador clave de desempeño) es un número que te dice si el negocio avanza hacia una meta. Aquí tienes 25 KPIs que casi cualquier negocio puede usar, agrupados en ventas, finanzas, clientes y marketing, operaciones y personal, cada uno con una fórmula sencilla que puedes armar en Excel o Power BI. No necesitas los 25: elige entre cinco y ocho que encajen con tus metas actuales y mídelos de forma constante.
Cómo elegir los KPIs correctos
Una métrica se convierte en KPI solo cuando está ligada a una decisión. "Visitas al sitio web" es una métrica; "tasa de conversión de visitantes que se vuelven clientes", revisada cada semana por la persona que puede cambiar la página de pago, es un KPI. Usa estos cuatro filtros antes de agregar algo a un dashboard:
- Relación con la meta: ¿Qué objetivo del negocio mide?
- Responsable: ¿Quién se encarga de moverlo?
- Frecuencia: ¿Cada cuánto puede cambiar el número de forma realista (diario, semanal, mensual)?
- Meta: ¿Qué valor se considera bueno y comparado con qué (el año pasado, el presupuesto, un referente del sector de una fuente confiable)?
Combina indicadores adelantados (los que anticipan resultados, como el valor del pipeline o la conversión del sitio web) con indicadores rezagados (resultados que ya pasaron, como los ingresos o la utilidad neta). Un dashboard con solo KPIs rezagados te dice qué salió mal cuando ya es tarde para corregirlo.
Los 25 KPIs, agrupados por área del negocio
Cada fórmula usa totales del mismo período (una semana, un mes o un trimestre). Expresa los ratios como porcentajes y usa el mismo período en todos los KPIs de un reporte para que se puedan comparar de forma justa.
KPIs de ventas (1–5)
| # | KPI | Fórmula |
|---|---|---|
| 1 | Tasa de crecimiento de ingresos | (Ingresos del período − Ingresos del período anterior) ÷ Ingresos del período anterior |
| 2 | Valor promedio del pedido (AOV) | Ingresos totales ÷ Número de pedidos |
| 3 | Tasa de cierre de ventas | Negocios ganados ÷ (Negocios ganados + Negocios perdidos) |
| 4 | Ventas por cuenta o tienda | Ingresos totales ÷ Número de cuentas o tiendas activas |
| 5 | Crecimiento en tiendas comparables | (Ventas del período − Ventas del mismo período del año anterior) ÷ Ventas del mismo período del año anterior, solo con locales abiertos en ambos períodos |
Para un distribuidor, el KPI 4 separado por cliente (cada cadena de supermercados, por ejemplo) y comparado semana contra semana muestra qué cuentas crecen y cuáles necesitan una visita.
KPIs financieros (6–11)
| # | KPI | Fórmula |
|---|---|---|
| 6 | Margen bruto % | (Ingresos − Costo de ventas) ÷ Ingresos |
| 7 | Margen de utilidad neta | Utilidad neta ÷ Ingresos |
| 8 | Ratio de gastos operativos | Gastos operativos ÷ Ingresos |
| 9 | Razón corriente (liquidez) | Activo corriente ÷ Pasivo corriente |
| 10 | Días de cobro (DSO) | (Cuentas por cobrar ÷ Ventas a crédito del período) × Días del período |
| 11 | Punto de equilibrio (unidades) | Costos fijos ÷ (Precio por unidad − Costo variable por unidad) |
El margen bruto y los días de cobro son los dos KPIs financieros que más ignoran los pequeños negocios. Puedes vender más y aun así quedarte sin efectivo si los clientes pagan tarde.
KPIs de clientes y marketing (12–19)
| # | KPI | Fórmula |
|---|---|---|
| 12 | Costo de adquisición de clientes (CAC) | Gasto en ventas y marketing ÷ Clientes nuevos |
| 13 | Valor de vida del cliente (CLV, versión simple) | AOV × Compras por año × Años promedio como cliente × Margen bruto % |
| 14 | Relación CLV/CAC | CLV ÷ CAC |
| 15 | Tasa de abandono (churn) | Clientes perdidos en el período ÷ Clientes al inicio del período |
| 16 | Tasa de retención | (Clientes al final − Clientes nuevos del período) ÷ Clientes al inicio |
| 17 | Net Promoter Score (NPS) | % Promotores (9–10) − % Detractores (0–6) |
| 18 | Tasa de conversión | Conversiones (compras, registros) ÷ Visitantes o prospectos |
| 19 | Retorno de la inversión publicitaria (ROAS) | Ingresos atribuidos a anuncios ÷ Gasto en anuncios |
El CLV tiene muchas versiones; la de arriba es un punto de partida sencillo que no descuenta el valor del dinero en el tiempo y supone un comportamiento estable.
KPIs de operaciones e inventario (20–24)
| # | KPI | Fórmula |
|---|---|---|
| 20 | Rotación de inventario | Costo de ventas ÷ Inventario promedio |
| 21 | Días de inventario (DIO) | (Inventario promedio ÷ Costo de ventas) × Días del período |
| 22 | Tasa de pedidos completos (fill rate) | Pedidos enviados completos ÷ Total de pedidos |
| 23 | Entregas a tiempo | Pedidos entregados en o antes de la fecha prometida ÷ Total de pedidos entregados |
| 24 | Tasa de faltantes (out-of-stock) | Productos (o combinaciones tienda-producto) sin existencias ÷ Total de productos monitoreados |
KPI de personal (25)
| # | KPI | Fórmula |
|---|---|---|
| 25 | Ingresos por empleado | Ingresos ÷ Promedio de empleados equivalentes a tiempo completo |
Los ingresos por empleado sirven más para comparar tu empresa consigo misma en el tiempo que contra otros sectores.
Cómo construir KPIs en Excel y Power BI
En Excel, guarda los datos crudos en una tabla y calcula los KPIs en un área de resumen aparte. Una tasa de crecimiento protegida contra la división entre cero se ve así (B2 es el período actual y C2 el anterior), usando SI.ERROR (IFERROR):
=SI.ERROR((B2-C2)/C2, "")Según la configuración regional de tu computadora, el separador de argumentos puede ser punto y coma (;) en lugar de coma.
En Power BI, escribe los KPIs como medidas DAX para que se recalculen con cada filtro (región, producto, mes). Estos ejemplos suponen una tabla Sales con las columnas Revenue, COGS y OrderID, y una tabla de fechas marcada como tal:
Revenue = SUM ( Sales[Revenue] )
Gross Margin % =
DIVIDE ( [Revenue] - SUM ( Sales[COGS] ), [Revenue] )
Average Order Value =
DIVIDE ( [Revenue], DISTINCTCOUNT ( Sales[OrderID] ) )
Revenue Growth YoY % =
VAR PriorYear =
CALCULATE ( [Revenue], SAMEPERIODLASTYEAR ( 'Date'[Date] ) )
RETURN
DIVIDE ( [Revenue] - PriorYear, PriorYear )DIVIDE devuelve un valor en blanco en lugar de un error cuando el denominador es cero. Para profundizar en comparaciones entre períodos, lee inteligencia de tiempo en DAX, y para poner estos números en una sola página, sigue nuestro tutorial de dashboard interactivo en Excel.
Errores comunes con los KPIs
- Demasiados KPIs. Si todo es KPI, nada lo es. Deja los cinco a ocho principales en la página inicial y pasa el resto a páginas de detalle.
- Promediar porcentajes. El promedio de los márgenes de cinco tiendas no es el margen de la empresa. Recalcula los ratios desde los totales, algo que las medidas DAX hacen automáticamente.
- Sin comparación. Un número sin meta, sin período anterior y sin tendencia no le dice nada a quien lo lee.
- Cambiar definiciones sin avisar. Si cambias cómo calculas el churn, anótalo en el reporte.
Una buena tarjeta de KPI muestra el valor, la comparación y la dirección de un vistazo; nuestra guía de diseño de dashboards en Power BI explica los diseños que funcionan. Y cuando presentes KPIs a la dirección, conviértelos en una narrativa breve con data storytelling.
Próximos pasos
- Escribe las tres metas principales de tu negocio para este trimestre.
- Elige uno o dos KPIs de esta lista para cada meta y asígnales un responsable.
- Define por escrito cada KPI y su meta.
- Arma una vista de KPIs de una sola página en Excel o Power BI y revísala con una frecuencia fija.
Mira: lecciones en video
Preguntas frecuentes
¿Cuántos KPIs debe medir un pequeño negocio?
A la mayoría de los pequeños negocios les va bien con cinco a ocho KPIs principales ligados a sus metas actuales. Puedes tener más métricas en páginas de detalle, pero la vista principal debe ser corta.
¿Cuál es la diferencia entre una métrica y un KPI?
Una métrica es cualquier número que mides. Un KPI es una métrica ligada a una meta concreta, con responsable y objetivo, que guía decisiones.
¿Cuál es una buena relación CLV/CAC?
No hay un número universal; depende de tus márgenes, tu flujo de caja y tu sector. Sigue la relación en el tiempo y asegúrate de que cada cliente deje claramente más de lo que costó conseguirlo.
¿Conviene calcular los KPIs en Excel o en Power BI?
Excel funciona bien con pocos datos y reportes mensuales sencillos. Power BI es mejor cuando necesitas KPIs que se recalculen solos con cada filtro y se actualicen desde tus fuentes de datos.
Marca esta lección como completada para seguir tu progreso.